Miksi toimitila ei mene vuokralle? Tarkista nämä kuusi asiaa
Toimitila on ilmoitettu vuokrattavaksi, mutta yhteydenottoja ei tule. Tai kiinnostuneita käy katsomassa tilaa, mutta keskustelut eivät etene. Ennen seuraavaa muutosta kannattaa selvittää, missä vaiheessa vuokraus pysähtyy.
Mahdollinen syy voi olla tavoitettavuudessa, puutteellisissa kohdetiedoissa, tilan sopivuudessa tai vuokrauksen kokonaisuudessa. Myös alueen kysyntä vaikuttaa. Yksittäisen kohteen tilannetta ei siksi voi ratkaista pelkän ilmoituksen katselumäärän perusteella.
1. Kenelle tila sopii käytännössä?
”Monipuolinen toimitila hyvällä sijainnilla” jättää tilan etsijälle paljon selvitettävää. Omistajan kannattaa määritellä, millaisen yrityksen tarpeisiin kohde vastaa ja miksi.
Toimistossa olennaista voi olla työpisteiden ja neuvottelutilojen järjestäminen. Varastossa ratkaisevia voivat olla kulkuyhteydet, lastaus, ovien mitat ja tilan korkeus. Liiketilassa asiakasvirta, näkyvyys ja saavutettavuus voivat painaa enemmän.
Kuvaa ominaisuudet konkreettisesti. Mahdollinen käyttötarkoitus tai muutostyö ei kuitenkaan ole sama asia kuin varmistettu soveltuvuus: kerro myös, mitkä asiat edellyttävät selvitystä.
2. Saako ilmoituksesta riittävät tiedot?
Lue ilmoitus sellaisen henkilön silmin, joka ei ole koskaan käynyt kohteessa. Pystyykö hän päättelemään, kannattaako tilaan tutustua?
Tarkista ainakin nämä tiedot:
- osoite, pinta-ala ja tilojen jakautuminen
- nykyinen käyttötarkoitus ja tiedossa olevat rajoitukset
- ajantasaiset kuvat ja selkeä pohjakuva
- sisäänkäynnit, kerros, hissi ja kohteen kannalta olennaiset kulkuyhteydet
- pysäköinti, huoltoajo tai lastausmahdollisuus tarpeen mukaan
- vapautumisajankohta sekä vuokran ja muiden kustannusten perusteet
- yhteyshenkilö ja tapa sopia esittelystä.
Kaikkia yksityiskohtia ei tarvitse mahduttaa otsikkoon. Tärkeimmät tiedot on kuitenkin löydettävä helposti. Tarkista samalla, että eri kanavissa näkyvät pinta-alat, kuvat ja saatavuustiedot vastaavat toisiaan.
3. Tavoittaako markkinointi oikeat yritykset?
Jos ilmoitusta katsotaan vähän, tarkista ensin sen löytyminen: näkyykö kohde oikealla paikkakunnalla, oikeassa tilaluokassa ja oikeilla pinta-alatiedoilla? Väärä luokittelu voi jättää kohteen pois sopivan asiakkaan hausta.
Jos katseluita on mutta yhteydenottoja ei synny, selvitä seuraavaksi, saako kävijä riittävän kuvan tilan sopivuudesta ja kustannuksista. Katselut eivät yksin kerro, ovatko kävijät mahdollisia vuokralaisia.
Valitse kanavat kohderyhmän mukaan. Toimitilaportaali, kohteen oma esittely ja yritysten päättäjille suunnattu LinkedIn-julkaisu voivat palvella eri tehtäviä. Lisää näkyvyyttä kannattaa hankkia tavoitteellisesti: sovitaan, ketä tavoitellaan ja millaista yhteydenottoa odotetaan.
4. Onko vuokrauksen kokonaisuus kilpailukykyinen?
Yritys arvioi vuokran lisäksi tilan käyttöönoton kustannuksia, muutostarpeita ja sopimuksen sopivuutta omaan tilanteeseensa. Vertailussa on siksi tarkasteltava, mitä kustannuksiin sisältyy ja miten tila toimii käytännössä.
Vertaile mahdollisuuksien mukaan samankaltaisia tiloja samalta alueelta. Julkisessa ilmoituksessa näkyvä pyyntivuokra ei todista toteutunutta vuokratasoa. Myös kohteiden kunto, palvelut ja vuokrauksen ehdot voivat erota.
Jos hinta tai ehdot nousevat toistuvasti keskusteluissa esteeksi, selvitä vaihtoehdot kokonaisuutena. Muutostöiden, aloitusajankohdan tai muun järjestelyn vaikutukset on arvioitava kohdekohtaisesti ennen lupausten tekemistä.
5. Vastaako esittely ilmoituksen lupausta?
Jos kiinnostus loppuu kohdekäynnin jälkeen, pyydä palautetta. Oliko tila erilainen kuin kuvista ymmärsi? Puuttuiko yrityksen toiminnalle tärkeä ominaisuus? Oliko muutostöiden laajuus epäselvä?
Valmistele esittelyyn ajantasainen pohjakuva ja vastaukset kohteen tavallisiin kysymyksiin. Tuo olennaiset rajoitteet esiin ajoissa ja erottele nykyiset ominaisuudet mahdollisista muutoksista. Myös tilan siisteys, valaistus ja esteetön kulku esittelyn aikana auttavat hahmottamaan kokonaisuutta.
6. Onko yhteydenottojen käsittely sovittu?
Jokaisella tiedustelulla tulee olla vastuuhenkilö ja seuraava askel. Sopikaa, kuka vastaa, kuka järjestää esittelyn ja kuka palaa avoimiin kysymyksiin.
Pidä kirjaa yhteydenotoista, esittelyistä ja keskustelujen päättymisen syistä. Esimerkiksi toistuva palaute puuttuvasta lastausmahdollisuudesta kertoo eri ongelmasta kuin se, ettei ilmoitusta löydetä lainkaan.
Aloita siitä kohdasta, jossa kiinnostus pysähtyy
| Havainto | Selvitettävä asia |
|---|---|
| Ilmoitusta ei juuri katsota | Löytyminen, luokittelu, kanavat ja alueen kysyntä |
| Katseluita on, mutta tiedusteluja ei | Kohderyhmän sopivuus, tiedot ja vuokrauksen kokonaisuus |
| Tiedusteluja tulee, mutta esittelyjä ei synny | Vastaaminen, asiakkaan tarpeet ja jo ennen käyntiä selviävät esteet |
| Esittelyjä on, mutta neuvottelut eivät etene | Kohdekäyntien palaute, tilan sopivuus ja muutostarpeet |
Taulukko auttaa valitsemaan selvityksen lähtökohdan. Se ei yksin osoita syytä eikä takaa vuokrausta. Kirjaa ensin nykytilanne, tee perusteltu muutos ja seuraa, muuttuuko yhteydenottojen määrä tai laatu.